Nordic Business Forum on jälleen aivan nurkan takana! Vastasimme tänä vuonna NBF:n Ruotsin ja Norjan tapahtumien videotuotannoista. Tässä artikkelissa kerron, kuinka projekti käytännössä toteutettiin. Artikkelista opit miten tapahtumavideoita kannattaa tehdä ja miksi videot ovat tapahtumille elintärkeitä.

Tapahtumavideoiden suunnittelu

<paasaus>

Tätä ei voi liiaksi korostaa: jokaisesta tapahtumasta täytyy olla olemassa video! Jos tapahtuma jää kuvaamatta, valuu valtava markkinointipotentiaali suoraan Kankkulan kaivoon. Ttapahtumista on jäätävä muistijälki verkkoon!

</paasaus>

Jos et usko minua, niin katso alla oleva Nordic Business Forumin toimistusjohtajan Aslak de Silvan haastattelu. Videon mitta on 3 min.

Se siitä, sitten itse asiaan.

Nordic Business Forum järjestetään vuosittain Helsingin lisäksi myös Ruotsissa ja Norjassa. Tässä artikkelissa keskitymme näihin kahteen ulkomaiseen tapahtumaan. Otaksun, että tapahtumasta itsestään ei tarvitse kertoa tässä yhteydessä, vaan se on jokaiselle joentuudestaan tuttu.

Tapahtumavideoiden tuotanto alkoi seuraavalla suunnitelmalla. Kummastakin tapahtumasta tehtäisi kolme videota: 60-, 30- sekä 15-sekuntinen versio. Kerron eri videoista kohta lisää.

Videoiden taustamusiikit päätettiin ennakkoon, jotta tapahtuman jälkeen pääsisimme mahdollisimman nopeasti kiinni itse editointiin. Selvitimme ennakkoon myös tapahtumien tärkeimmät elementit ja luonteenpiirteet, mitkä tulisi ehdottomasti saada videolle.

Varauduimme kuitenkin toimimaan myös joustavasti suunnitelman ulkopuolella. Kuten Aslak ylläolevassa haastattelussaan mainitsee, kuvasimme tapahtumissa myös spontaanisti eri ihmisten haastatteluita. Näitä ei varsinaisesti käsikirjoitettu ennakkoon, vaan haastattelut otettiin nauhalle, jos ja kun sopiva tilaisuus avautui.

Sitten itse videoihin.

60-sekuntinen video olisi ns. päävideo, eli tapahtuman virallinen aftermovie. Video, josta olisi iloa kaikille tapahtumaan osallistuneille ja joka välittäisi tapahtuman fiilistä. Se julkaistaisi tasan viikko tapahtuman jälkeen ja sillä sinetöitäisi tärkein digitaalinen muistijälki tapahtumasta.

Katso viralliset aftermoviet alapuolelta.

15-sekuntinen video julkaistaisi heti tapahtumaa seuraavana päivänä. Sillä nostatettaisi kävijöiden tunnelmaa ja toisaalta viestittäisi tapahtumasta maailmalle juuri silloin, kun se on kaikkien huulilla.

Katso 15-sekuntiset videot alapuolelta.

30-sekuntinen video säästettäisi myöhemmäksi. Sitä käytettäisi pääasiassa tulevien tapahtumien mainonnassa ristiin muiden videoiden kanssa.

Mies ja reppu

Pari sanaa meistä, Rulla Mediasta. Me toimimme videotuotannon erikoisjoukkoina. Jokainen kuvaajamme on Rambo-tyylinen yhden miehen armeija. Kun ostat meiltä videota, kuvauspaikalle saapuu ison tuotantoryhmän sijasta useimmiten vain yksi mies tai nainen – ja iso reppu.

Näin toimimme myös NBF:n tuotannoissa. Usko tai älä, mutta kaikki ylläolevat videot kuvattiin vain yhdellä kameralla, yhden kuvaajan toimesta.

Suurin haaste tehtävässä ei ollut kuitenkaan yhden hengen tuotantoryhmä vaan se, että...

Kolme päivää, kolme maata

NBF:n Ruotsin ja Norjan tapahtumat järjestettiin samalla viikolla. Ruotsin tapahtuma oli tiistaina ja Norjan tapahtuma torstaina. Välissä oli vain yksi päivä.

Tuon välipäivän aikana kuvaajan olisi siis pitänyt katsoa koko kuva-aineisto läpi, editoida Ruotsin ensimmäinen tapahtumavideo valmiiksi, ladata kaikki akut, tyhjentää muistikortit, arkistoida/backupata materiaalit sekä matkustaa vielä toiseen maahan.

Näin videoammattilaisen näkökulmasta voin kertoa, että on täysin mahdotonta, että edes itse Rambokaan pystyisi ensin kuvaamaan päivän Tukholmassa, seuraavan päivänä matkustamaan Osloon ja tekemään kaiken mainitun. Se on yksinkertaisesti mahdotonta. Vuorokaudessa ei yksinkertaisesti ole riittävästi tunteja.

Mikä siis eteen? Laskimme mitä eri vaihtoehdot tulisivat maksamaan ja päädyimme seuraavaan logistiseen ratkaisuun:

Ensimmäisen tapahtumapäivän aamuna kuvaajamme Veikka lensi Tukholmaan. Hän kuvasi tapahtuman ja lensi illalla takaisin Helsinkiin, missä minä, Jussi, olin häntä vastassa ja aloitin purkamaan aineistoa. Veikka nukkui yönsä rauhassa.

Seuraavana päivänä editoin videon valmiiksi ja se saatiin julkaisuun. Samaan aikaan Veikka oli jo takaisin lentokentällä, matkalla Osloon. Hän yöpyi tapahtumapaikan kupeessa Airbnb:ssä.

Sitten koitti Oslon tapahtumapäivä. Kaikki meni jälleen suunnitelmien mukaan ja illasta Veikka lensi takaisin Helsinkiin. Minä aloitin taas jälkituotannon.

Seuraavana päivänä Norjan video saatiin julkaisuun samaan aikaan kun Veikka nukkui vielä univelkojaan pois ja palautui reissusta.

Projekti oli onnistunut.

Älä jätä tapahtumaa kuvaamatta

Kuten alussa paasasin, älä koskaan jätä tapahtumaa kuvaamatta. Mikään ei välitä tapahtuman tunnelmaa ja henkeä paremmin kuin hyvä video. Seuraavan vuoden tapahtuma myydään tämän vuoden videoilla. On äärimmäisen tärkeää, että tapahtumista jää digitaalinen jalanjälki nettiin.

Alla 3 vinkkiä tapahtumavideoiden toteutukseen. Nämä pätevät melkeinpä mihin tahansa tapahtumaan.

3 vinkkiä tapahtumavideoihin:

1. Pikakelaus tapahtumasta. Pidä huolta, että saat tapahtumasta lyhyen videon, jonka voit julkaista heti tapahtumaa seuraavana päivänä – kun aihe on edelleen kuuma ja fiilikset ovat edelleen läsnä. Tämä on äärimmäisen tärkeää etenkin silloin, jos seuraavan tapahtuman lipunmyynti alkaa välittömästi tapahtuman jälkeen.

2. Virallinen aftermovie. Tämä video jalkauttaa digitaalisen muistijäljen tapahtumastasi. Se on tärkein video. Hyvä aftermovie kiteyttää kaikki tapahtuman parhaat puolet ja välittää tapahtuman tunnelman.

3. Esitysvideot. Mikäli mahdollista, dokumentoi myös itse esitykset. Esitykset voidaan julkaista/myydä kokonaisuudessaa ja niistä voidaan leikata lukematon määrä lyhyitä videoklippejä. Nämä sopivat erinomaisesti tapahtumien välillä julkaistavaksi.

Mikäli tarvitset apua tapahtumavideoiden tuotannossa, ota rohkeasti yhteyttä tai soita suoraan 0442761727 ja kysy tarjousta.

Kuvan lähde: Nordic Business Forum